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O 2° Encontro Técnico do Programa de Gestão Documental do Estado (Proged) foi realizado, na tarde dessa quarta-feira (13), no auditório do Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Estado do Espírito Santo (Prodest), em Vitória.
O evento contou com a participação de servidores públicos que atuam nas Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos (Cads) dos órgãos e secretarias do Executivo Estadual. A atividade foi conduzida pela arquivista Juliana Almeida, do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES), e pelos analistas de Tecnologia da Informação do Prodest Jussara Teixeira e José Márcio Dorigueto.
Ações
O primeiro tema abordado foi a consulta ao Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo (TCE-ES) sobre a eliminação de documentos produzidos nos anos anteriores a 1992. Atualmente, essa consulta está na Procuradoria-Geral do Estado (PGE) para parecer jurídico que será encaminhado ao TCE-ES.
Também foi destacado o projeto Pro@ARQ que está com duas frentes de trabalho. A primeira envolve a implantação de Unidade de Tratamento Arquivístico, com previsão para iniciar as atividades no primeiro semestre de 2025. A segunda é a Preservação Digital Sistêmica (PDS), que visa construir um modelo conceitual para a conservação de documentos digitais produzidos no E-Docs.
Outra atividade foi a apresentação da nova funcionalidade do Sistema Eletrônico de Protocolo (SEP) relativa à aprovação de contas. Esse recurso permite que o usuário informe o acórdão para cada exercício. Assim, a ferramenta já identifica os prazos de guarda e a destinação final dos documentos que dependam de aprovação de contas para serem eliminados.
Além disso, foram destacadas ações que o Proged planeja executar em 2025, como o início das atividades da Unidade de Tratamento Arquivístico, e a atualização do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Destinação de Documentos das atividades-meio da Administração Pública Estadual.
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